Gestión de cuentas por cobrar

La terminología Gestión de Cuentas por Cobrar en el ámbito del recobro de deudas se refiere al conjunto de políticas, procedimientos y prácticas empleadas por una empresa con respecto a la gestión de las ventas ofrecidas a crédito. iMX asegura la gestión integral de las cuentas por cobrar a través del módulo integrado “CUENTAS POR COBRAR”.

Las principales funciones del módulo de CUENTAS POR COBRAR incluyen:

• Organización lógica de la información del cliente a expedientes que permiten una vista rápida de la situación actual del cliente así como una revisión detallada del historial de la relación con el cliente;
• Integración de las facturas desde un sistema especializado de facturación, o generación de facturas desde el módulo de Facturación de IMX;
• Generación de gastos de penalización sobre el retraso en el pago en base a las reglas del SE
• Cálculo de los intereses de demora
• Integración automática de los extractos bancarios, la posterior asignación de pagos a los expedientes de los clientes, y la conciliación de las facturas pendientes basadas en las claves disponibles en la información de pago;
• Asignación manual de pagos a los expedientes de clientes, re-asignación de pagos entre expedientes, división de pagos entre varios expedientes de clientes;
• Reembolso de sobrepagos a clientes
• Gestión de las disputas – registro, seguimiento, resolución
• Gestión de planes de pago – seguimiento automático de las fechas de renta, recordatorios a los clientes antes de las siguiente renta, recordatorios a los usuarios en caso de demora en el pago de rentas;
• Scoring y segmentación del cliente en base a su comportamiento de pago y otros criterios importantes;
• Integración con los proveedores en línea del pago con tarjeta de crédito;
• Gestión de formas de pago automáticas tales como la domiciliación bancaria, tarjeta de crédito regular, pagos TPV;
• Gestión automática de los pagos agrupados – domiciliaciones bancarias agrupadas, pagos con tarjeta de crédito agrupados, etc.;
• Creación de ajustes manuales y automáticos en el saldo del cliente sujeto a las reglas de autorización
• Autoayuda – proporciona acceso a los clientes a la información predefinida de sus expedientes directamente a través de InternetDB, o mediante la interconexión con los portales existentes de los clientes
• Estrategias de notificación – procedimientos amistosos para el cobro de las cuentas por cobrar, que pueden empezar incluso antes de la fecha de vencimiento y continuar hasta que se cobren las cuentas por cobrar, o transferir el expediente a un proceso judicial. Durante el proceso de notificación, se envían recordatorios automáticos a los clientes – cartas, SMS, correos electrónicos, llamadas por teléfono. El tipo de medio utilizado y la frecuencia de las reclamaciones puede variar entre segmentos de clientes y otros parámetros específicos de los clientes.
• Gestión de la comunicación con agencias de recobro externas (incluyendo agentes judiciales, abogados, etc.) – cesión de expedientes, seguimiento de costes de terceros, registro de pagos, etc.
• Gestión multimoneda
• Gestión de la lista negra interna – registro automático y cancelación de su registro en la lista negra en base al cambio en el saldo del cliente; el estado de la lista negra del cliente puede comunicarse a los sistemas de CRM y de facturación para evitar más relaciones con los clientes incluidos en la lista negra
• Generación de entradas en el Libro Mayor para todo evento (facturas, pagos, ajustes, etc.). Al producirse un evento predefinido, iMX maneja de forma natural la operación correspondiente. Basándose en la configuración inicial de las cuentas, para las cuales iMX proporciona una gran flexibilidad, el generador de contabilidad integrado inicia la generación de la entrada contable correspondiente. Las entradas en el Libro Mayor son incluidas en un informe de verificación que está sujeto a validación automática al final del día. Una vez realizada la validación, la entrada contable es registrada en iMX con fines contables. Posteriormente, es interconectado con el Libro Mayor. Las entradas del Libro Mayor pueden interconectarse con el sistema del Libro Mayor de forma detallada o globalizada.
• Para fines de auditoria, IMX proporciona conexión directa entre la entrada en el Libro Mayor y el/la evento/operación subyacente
• El modelo de entradas en el Libro Mayor proporciona suficientes flexfields, para integrar en ellas todos los detalles necesarios de las operaciones, que permiten informar detalladamente en el sistema del Libro Mayor
• Además, IMX proporciona reconciliación automatizada de las cuentas de transferencia del Libro Mayor de acuerdo con las “claves” predefinidas

La comunicación con los sistemas contables externos es un proceso paralelo que es compatible con iMX. Esto consiste en exportar los datos de la entrada contable (o informes basados en eventos) en un archivo mientras conserva la estructura flexible para adaptarse a los requerimientos técnicos y funcionales.